پلان گذاری و اهمیت ان در انسجام امور اداره و یا سازمان

داکتر علوم عبدالرشید جانباز

1170962_10151772969549183_1622378699_n
پلان گذاری چیست؟
پلان گذاری عبارت اند از پروسه ی تشخیص وتعریف اهداف ، تعین فعالیت های توام با زمانبندی تطبیق آن ، طراحی وضعیت مطلوب وتدارک اقدامات ووسایل جهت تحقق اهداف وسنجش دقیق مصارف وترتیب شرح مصارف می باشد.
بمنظور پلان گذاری دقیق و علمی باید موارد ذیل حین پلان گذاری مد نظر گرفته شود:
هدف باید تعریف دقیق و همه جانه گردد تا برای تمام جوانب ذیدخل واضح و روشن باشد و هیج گونه ابهام در ان وجود نداشته باشد. همچنان هدف باید دارای محدوده زمانی باشد، به این معنی که چه مدت زمان برای حصول به این هدف ضرورت است تا برویت ان انتخاب منابع و استفاده از امکانات ووسایل مادی و معنوی بخاطر رسیدن به هدف قابل سنجش و اندازه گیری گردد. بطور مثال برای اعمار یک بند برق ابی در کشور چه مدت زمان نیاز است و برای ان چه تعداد نیروی انسانی، منابع پولی، وسایل و تجهیزات لازم و سایر نیازمندی های ان بصورت دقیق محاسبه گردیده و باید درج پلان گردد. در برنامه ریزی باید مشخص گردد که کدام فعالیت ،چرا، چه وقت، چطور ، کجا، چگونه، با کدام منابع، باید انجام گردد. برای برداشتن گامهای فوق لازم است تا بصورت مرحله ای پروسه های ذیل مطالعه وبررسی گردد:
1- تحلیل از وضیعت محیط کاری : قبل از همه باید تحلیل و ارزیابی همه جانبه از وضیعت اقتصادی ، سیاسی ، رقابتی ، مالیاتی و تکنالوژیکی محل صورت گیرد و اگاهی لازم از فرصتها وچالشها در محیط بدست اید و تدابیر بخاطر رفع چالشها اتخاذ و وضیعت بصورت درست تشخیص گردد.
2- تعین اهداف: قدم بعدی در برنامه ریزی تعین دقیق هدف یا اهداف است ، افداف باید واضح و روشن باشد تا مدیرانیکه در تطبیق برنامه مسولیت دارند انرا درست درک نمایند و اهداف واحد خود را مطابق جهت رسیدن به اهداف سازمان با در نظر داشت استراتیژی ، پالیسی ، قوانین و بودیجه دستداشته تعین نمایند.
3- تعین فرضیه ها در باره محیط کاری:- گام دیگری در برنامه ریزی تعین فرضیه ها و تدابیر بخاطر پیشگیرانه در مورد انها میباشد از قبیل وضیعت امنیتی، حوادث طبیعی و سایر تصورات ما از محیط که تاثیرات مثبت و منفی بالای پروسه های کاری داشته باشد. باید پیشبینی گردد، زیرا پیشبینی در تعین فرضیه ها و تدابیر پیشگیرانه انها از اهمیت زیادی در برنامه ریزی برخوردار است. به هر اندازه که مسولین برنامه ریزی توافق بیشتر در بکار گیری مفروضات ثابت حین برنامه ریزی داشته باشند، برنامه ریزی دقیق تر صورت گرفته میتواند.
بطور مثال کدام برنامه تطبیقی در اولویت قرار گیرد؟
چه تعداد کارکنان باید در این مورد اموزش ببینند؟
این اموزشها در کجا و چگونه صورت گیرد؟
چگونه بودیجه باید تامین گردد؟
محیط اجتماعی و سیاسی چگونه است؟
بحران های احتمالی را چگونه باید رفع ساخت؟
برای درک درست واقیعتهای محیط کار باید از مخفف PEST استفاده کرد
Political ابعاد سیاسی
Economical ابعاد اقتصادی
Society ابعاد اجتماعی
Technicalابعاد تخنیکی یا تکنالو ژیکی
1- ابعاد سیاسی:- درین بخش باید موضوعات مربوط به قوانین نافذه کشور در رابطه به تجارت،کار،تعرفه ها، حق الا امتیازها، چگونگی روابط سیاسی کشور، قدرت گروهای سیاسی مختلف وپروسه تغیرات ان، و چگ.نگی ثبات دولت مورد مطالعه و بررسی همه جانبه باید صورت گیرد.
2- ابعاد اقتصادی:- درین پروسه باید چگونگی سطح در امد اقشار مختلف جامعه و پروسه ان، جهت جریان سرمایه و نیروی کار در سطح ملی ، جهت گیری سیاستهای اقتصادی دولت ، برنامه های انکشافی در سطح ملی ،سطح تکنالوژی و پروسه تغیرات ان در کشور و جهان باید دقیقا مطالعه و بررسی گردد.
3- ابعاد اجتماعی و فرهنگی:- تشخیص و شناسایی مصرف کننده گان( سن،جنسیت، ساحه جغرافیایی و…)،چگونگی رسم و رواجها و نگرشها در جامعه و چروسه تغیرات ان، تغیرات در سطح زندگی و مصرف باشندگان جامعه، وصیعت سطح سواد و تحصیلات، چگونگی سن ازدواجها و میزان تولدات ووفیات باید همه جانبه بررسی و معلومات لازم در زمینهای فوق بدست اورده شود.
4- تعین راهای مختلف:- یکی از مراحل برنامه ریزی جستجو و بررسی استراتیژی های مختلف است، به ویژه استراتیژی های که به راحتی و به اسانی قابل تشخیص نمی باشند. در برنامه ریزی اغلبا از استراتیژی های منطقی استفاده میگردد. یعنی در هر مسله استراتیژی های زیادی برای ان وجود دارد، هدف برنامه ریزی کاهش استراتیژی هاست .
5- ارزیابی استراتیژی های مختلف:- باید استراتیژی درست تشخیص تا بتوان کوتاه ترین راه را برای رسیدن به هدف تعین کرد . ممکن است یک استراتیژی سودمند باشد، اما نیاز به هزینه بیشتر داشته باشد. یا اینکه امکان دارد یک استراتیژی سودمند نباشد ویا به اهداف دراز مدت اداره و یا سازمان سازگار نباشد، ولی برای شهرت اداره و یا سازمان مناسب باشد. بناء در برنامه ریزی باید از فنون پژوهش های عملیاتی و محاسباتی در مدیریت استفاده اعظمی صورت گیرد.
6- انتخاب استراتیژی ها:- این مرحله تصمیم گیری مهم وواقعی است.گاهی اوقات تجزیه،تحلیل و ارزیابی استراتیژی های مختلف ما را به این نتیجه میرساند که بجای یک استراتیژی از جمله دو یا سه استراتیژی مناسب را انتخاب کرد.
7- تنظیم برنامه های حمایوی:- برای عملی شدن هر استراتیژی به برنامه های فرعی بخاطرحمایت از برنامه اصلی بوجود می اید. بطور مثال برنامه اموزش کارمندان، اماده نمودن مواد خام، محل مناسب برای گدام مواد، تهیه وسایل و افزار مورد نیاز، اخذ بیمه، برنامه تدابیر ایمنی کار و …
8- ترتیب بودیجه:- بعد از اتخاذ تصمیم در مورد تعین برنامه، مرحله اخر ان ترتیب بودیجه میباشد که برای تطبیق برنامه تنظیم شده ضرورت است . باید برای هر شاخص و فعالیتهای پلان شده بودیجه مشخص پیشبینی گردد. بودیجه یک اداره و یا سازمان بیانگر مجموع در امد، مصرف و مفاد حاصله ان میباشد. هر واحدیا هر بخش کار دریک اداره یا سازمان میتواند بودیجه مخصوص بخود را داشته باشد که به تناسب بودیجه کل اداره یا سازمان تعین میگردد. اگراز بودیجه بصورت درست استفاده بعمل اید میتواند وسیله افزودن برنامه های گوناگون و میزان پیشرفت در برنامه سازمان باشد.
پلان گذاری در یک اداره و سازمان بسیار مهم بوده و سبب جلو گیری از ضیاع وقت و سردرگمی در اجرای امور گردیده و از منابع مادی و معنوی بصورت درست و در جای معین استفاده میگردد. از بیکاری مخفی در اداره و یا سازمان جلوگیری نموده و از نیروی بشری بصورت درست مطابق به تخصص وتجربه کاری استفاده بعمل امده وهزینه های اداره و سازمان را کاهش داده،تقسیم وظایف میان شعبات و دیپارتمنتهای اداره را مشخص و از تداخل وظیفوی جلوگیری نموده و رقابت سالم وسرعت عمل را در اجراآت اداره و یا سازمان بوجود می اورد.

Comments are closed.